Software para organização pessoal e empresarial: OmniFocus segue o método GTD

por Antonio Peregrino

O The Omni Group, desenvolvedor de softwares para Mac, tem no seu aplicativo OmniFocus uma solução muito interessante para a organização de coisas a fazer, seja a nível pessoal ou profissional.

O programa segue o método GTD (Getting Things Done®) do administrador e escritor americano David Allen, cujo livro foi traduzido para o Brasil com o título “A Arte de Fazer Acontecer”.

O software inicia por permitir inserir todas as ideias sobre coisas que precisamos fazer numa Caixa de Entrada (Inbox). Aqui, não importa ordem ou nível importância; literalmente tira-se da cabeça tudo o que temos a fazer e coloca-se esse material no programa, como se estivesse “limpando a mente”. A ideia é essa: quem fica com as “coisas a serem feitas” é a Inbox, e não a pessoa.

Em seguida, essa relação de coisas é “processada” pelo usuário para que este defina o que cada item é na realidade (projeto, lixo, coisa a ser delegada, apenas uma informação de referência, etc.). Depois as organizamos para que, então, sejam executadas — isto é, postas em prática.

Diversas ideias que vão para a Caixa de Entrada não serão executadas, ao se constatar que são apenas lixo. Vão, portanto, para a Lixeira. Outras devem ser executadas algum dia, mas sem data marcada: estarão na categoria “Algum Dia/Talvez”. Outras, ainda, vão servir apenas de “fontes de referência” — informações que queremos guardar sobre alguém ou alguma coisa, mas que não precisam de verdadeiras ações.

Finalmente, chega-se ao que realmente precisaremos fazer. Define-se, inicialmente, o que pode ser feito já — em até dois minutos — e, então, executa-se logo. Categoriza-se o que será delegado para alguém fazer (pode ficar no contexto de “aguardando” ação de terceiros/aguardando informação de terceiros). Chega-se, enfim, às ações que precisaremos, nós mesmos, realizar; sejam ações isoladas ou ações de um projeto (um “projeto” é definido como aqueles objetivos que dependem de mais de uma ação para serem alcançados).

Para entrada, processamento e organização do material temos os menus Inbox, Project, Context e refinam-se dados do tipo data para início, data de vencimento/conclusão e sinalização com bandeirinha.

O programa oferece integração total com o menu “Tarefas” do Mail e com o iCal (igualmente, na barra de “tarefas”). As ações também podem ser coletadas diretamente do Mail, do Pages, do Word ou do browser da Internet. Ou seja, quando alguém lhe manda um email ou quando você vê algo interessante na rede pode, do próprio software no qual se encontra, enviar a ideia para a Inbox do OmniFocus. Ele ainda interage com o MobileMe e deixa tudo sincronizado no seu Mac de casa, do escritório ou laptop.

O OmniFocus é pago: US$80, mas sua versão acadêmica custa US$50. O aplicativo ainda tem uma versão para iPhone (US$20) e é uma mão na massa para a organização daquelas coisas que nos atormentam a cabeça e, na prática, não sabemos como fazer para executar.

Posts recomendados
Comentários

O Modo Escuro foi ativado ou desativado.
Atualize esta página para ver os comentários.


Carregar mais posts recentes