Comparativo: saiba qual é o melhor app para organizar as suas tarefas!

Você sabe qual é uma das causas mais recorrentes de insônia? Os lembretes disparados pelo aplicativo nativo do ser humano cujo nome é… cérebro! Não acredita? Lembra daquela vez em que precisou dormir mas não conseguia parar de pensar em suas tarefas pendentes? Talvez aquele projeto do trabalho ou alguns afazeres de casa, como “Preciso comprar isso, consertar aquilo, falar com fulano, ir àquele lugar”, etc. Esses pensamentos surgem pois nosso órgão mais complexo possui o recurso de lembretes, porém eles não são controláveis por horários, infelizmente. 😛

Nosso cérebro é, muitas vezes, comparado a um HDD1, mas a verdade é que ele não armazena informações. Portanto, mesmo se você achar que a sua memória é maravilhosa, não existe certeza de que você se lembrará de tudo. E o momento em que os lembretes mais chegam para atormentar é quando mais precisamos descansar. Exatamente por isso, é recomendado a todos que façamos regularmente um exercício de brainstorming de atividades e notas: tudo o que for necessário lembrar deve estar anotado para ser executado (ou não) na hora certa. Isso nos ajudará a “domar” um pouco a nossa mente por ela “entender” que pode relaxar uma vez que tudo está sob controle, armazenado em um sistema confiável fora dela.

Dica: segundo o método de “higiene do sono”, não é recomendável fazer o brainstorming em um horário muito próximo ao de dormir pois isso fará com que seu cérebro fique ainda mais ativo.

Para lhe ajudar a jogar toda a sua carga mental em um sistema confiável, comparamos alguns dos gerenciadores de tarefas mais populares: Any.do, OmniFocus, Things, Todoist, e Wunderlist.

Para que o post não fique tão maior do que ficou, preferimos colocar a tabela de comparativo em uma imagem. Sinta-se livre para consultá-la quando for necessário. 😉

Método, ferramenta e produtividade

Antes de entrar no comparativo em si, aqui vai(ão) uma(s) palavra(s): se você pesquisar sobre produtividade, verá que existe uma miríade de métodos e ferramentas para se usar a fim de lhe proporcionar uma vida mais produtiva. Por exemplo: um dos métodos mais conhecidos é o GTD, que nasceu no livro “Getting Things Done” (em português, “A Arte de Fazer Acontecer”), escrito pelo consultor em produtividade David Allen. Ele foi quem popularizou a necessidade de todos termos uma caixa de entrada (inbox), um lugar dentro do qual jogamos tudo o que precisamos fazer — como já citei acima.

Muitos ensinamentos podem ser encontrados neste livro (leitura super-recomendada), mas nenhum método ou ferramenta offline/online que você tenha vai fazer com que você *execute* as tarefas. Ou seja, não adianta escolhermos um aplicativo lindo, montar todo um sistema, realmente “descarregar” nossas pendências lá e simplesmente esquecê-lo em uma pasta inutilizável do seu computador ou smartphone. Portanto, um conselho inicial que dou: preocupe-se mais em realmente *fazer* do que apenas listar as tarefas ou procurar o sistema e a ferramenta perfeita (ou seja, tome cuidado para não entrar no limbo paradoxal de procrastinar lendo/vendo coisas sobre produtividade). 😝

Design

Neste primeiro quesito, o escolhido como melhor foi o Any.do. Sua interface é bem simplificada; tudo é flat, clean e nas cores azul e branco (no Premium, é possível modificar a cor e também escolher o “modo escuro”). O esquema de listas é formado por quadrados — bem diferente dos demais — e a maneira como se marca uma tarefa como feita no mobile é interessante: basta passar o dedo da esquera para direita e o texto se riscará como se fosse mesmo em um papel.

Logo depois, temos o Wunderlist; sua interface é muito intuitiva e sua personalização conquista. É possível trocar de papel de parede (alguns gratuitos, outros só na versão Pro) e, com ele, as cores também mudam. O esquema de listas e pastas acaba trazendo qualquer usuário de qualquer computador a se familiarizar com sua organização e ele consegue disponibilizar todas as ferramentas do sistema sem que pareça esteticamente pesado. Por muito pouco, atrás dele está o Todoist, que também tem uma ótima organização — e a versão Premium também possibilita ao usuário modificar as cores.

O OmniFocus tem um app muito bonito, usando muito branco e algumas cores chamativas. O modo como as opções de cada tarefa aparece é muito bem organizado e uma opção que muito me agradou (não tem em nenhum outro) é a possibilidade de passar para as próximas tarefas ou anteriores mesmo estando na tela de edição, o que economiza bastante tempo. Também é possível escolher o modo escuro, optando pela mudança manual ou automática. A última posição ficou com o Things, que não me agradou muito. A estética é de aplicativo antiga, utilizando muito cinza e cores não muito alegres. Pode ser que esse tipo de coisa não importe para muita gente, mas um bom design acaba dando um pouco mais de ânimo para utilizar a ferramenta (pelo menos para mim).

Facilidade de uso

A facilidade de uso é algo pode ser um quesito definitivo para que alguém passe a utilizar o aplicativo. Afinal, se o usuário se assustar com a complexidade, pode acabar nem iniciando o seu processo de organização. Portanto, o vencedor nesta categoria é o Wunderlist. Todas as opções necessárias para o usuário são apresentadas de maneira muito intuitiva e dificilmente alguém se perderá no aplicativo (tanto no mobile quanto no desktop).

O Todoist chega em segundo lugar por também mostrar de maneira muito fácil suas ferramentas principais para o usuário. Isto no iOS; no Mac, a possibilidade de digitar as tarefas recorrentes é algo que pode tanto agilizar o processo de criação de tarefas quanto deixar o usuário inicial um pouco perdido (já no iOS, estas opções são mostradas em uma lista).

Logo atrás temos o Any.do, que tem a interface muito simples e, por isso, apresenta de cara todos os seus recursos. Não há mistério. Algo que me incomodou um pouco foi que não vi uma opção para excluir uma tarefa; para retirá-la da lista, é preciso completá-la primeiro para só então removê-la da tela. E a própria maneira de marcar a tarefa como feita também pode acabar deixando o usuário inicial se perguntando como isso é feito já que não há a famigerada “caixinha” para marcar.

O Things e o OmniFocus têm um probleminha em comum: algumas opções básicas precisam de um pouco mais de esforço para o usuário descobrir que elas existem. No Things, em vez de as tarefas recorrentes aparecerem logo onde se coloca a data (como todos os outros apps), essa opção só se encontra em “Scheduled”. No OmniFocus para iOS, quase achei que não havia a possibilidade de criar subtarefas; para isso, é preciso ir em uma tarefa, escolher “Mover” e “Mover para dentro de outro ítem” — definitivamente não é uma opção intuitiva. Sem falar que até a opção mais básica de um aplicativo, as configurações, fica escondida: para acessá-la, é preciso puxar para baixo a tela inicial e ela será revelada para você. Estas opções no Mac são mais à vista, mas a complexidade do app é tanta (por sua variedade de recursos) que talvez seja melhor assistir a vídeos antes sobre ele, a fim de realmente aprender a utilizar tudo.

Recursos

Para um gerenciador de tarefas ser considerado bom, é necessário que ele tenha alguns recursos básicos. E estes são: sub-tarefas, data de expiração, tarefas recorrentes, lembretes, notas e projetos. O que vai além disso é lucro e adiciona muitos pontos ao app. Nesta categoria nós vamos analisar isso, sem considerar a facilidade com que estes recursos são encontrados (como acabamos de ver acima). Portanto, o app que ganha é o Todoist.

Além dos recursos básicos, ele tem algo que nenhum outro possui: gamificação. Através de pontos de “karma”, você pode subir de nível e ganhar medalhas ao passo que vai completando tarefas. Esta funcionalidade ajuda muito aqueles que precisam de um incentivo a mais para fazer suas tarefas — e visualizar o progresso também é maravilhoso. Os filtros personalizáveis também são uma especialidade deste app. Com eles, é possível salvar as pesquisas mais usadas e personalizar como quiser. Na versão gratuita existem alguns e, para personalizar, é necessário uma conta Premium. Além disso, os títulos das tarefas são formatáveis, o que pode ser maravilhoso para destaque em itálico, negrito ou até se você precisar adicionar um link a um texto. Sem falar na opção de digitar a data (hoje às 18h; toda quinta-feira às 9h), o que pode agilizar bastante o processo de criação de tarefas.

O OmniFocus também não faz feio, por isso está na segunda colocação. Talvez ele peque um pouco por não ser tão intuitivo, mas não há como ignorar que ele possui muitas ferramentas extremamente úteis uma vez que nós vasculhamos e aprendemos tudo. Uma das opções mais interessantes é o Forecast, que permite sincronizar com o calendário e mostrar de forma bem visual os to-dos daquela semana. Outro recurso maravilhoso que vêm do GTD é o Review, que lhe mostra os projetos que precisam ser revisados de tempos em tempos. Nele, também é possível colocar lembretes por geolocalização, o que é uma baita ajuda para quem vive executando tarefas aqui e ali. Há quem defenda o app dizendo que existem tantas opções que etiquetas não são necessárias — o que eu discordo fervorosamente. Realmente é ótimo que existam campos para tempo estimado, contexto e projetos, mas não é possível adicionar mais de um contexto — as etiquetas ajudariam nisso. Ele também não possui nenhuma opção para projetos em equipe (delegar para alguém ou comentários).

O Wunderlist vem logo em seguida, com todos os recursos básicos que um gerenciador de tarefas tem direito. Apesar de não aparecer com muitas funcionalidades diferentes, tudo o que se propõe a fazer é feito muito bem. Até as etiquetas — que a princípio achei que não tivesse — podem ser incorporadas no título da tarefa por meio de #hashtags, criando um link que permite filtrar tarefas com aquela etiqueta. Outras opções escondidas são: a procura de tarefas designadas a alguém específico colocando uma barra antes do nome (/Priscila) e também a opção de digitar o dia assim como no Todoist (com exceção de tarefas recorrentes), e marcar como importante (uma estrela) apenas digitando uma asterisco antes da tarefa. Infelizmente ele não tem a opção de lembretes por geolocalização.

O Any.do Premium abre caminho para um ilimitado Moments, ou seja, revisões diárias que são feitas de maneira muito bacana. Ao clicar nele, você pode revisar uma a uma as tarefas de hoje, escolhendo o que pretende fazer, ignorar até certo dia, deletar ou concluir. A versão paga também inclui lembretes por geolocalização e a opção de adicionar horário às tarefas recorrentes (na versão gratuita só é possível escolher diariamente ou semanalmente — sem horário). Os recursos encontrados apenas nele e que eu achei ótimo foram as sugestões de tarefas e pessoas e, principalmente, os atalhos de ações como ligar, mandar mensagem ou email (apesar de que em português eu só consegui ver o “Ligar”). Ao adicionar tarefas com essas palavras e pessoas da sua lista de contatos, um ícone aparecerá ao lado e você poderá efetuar a ligação. No entanto, o app peca por não possuir etiquetas, o que pode ser um trunfo para organização das tarefas.

Por último, me desculpe quem usa e ama o Things, mas ele me decepcionou bastante. A única coisa que achei interessante são as revisões que aparecem na tela Today (Hoje); fora isso, ele perde em muitas coisas básicas. Por exemplo, é um absurdo não poder escolher um horário para a tarefa — só é possível escolher o dia, então você fica sem saber a que horas é a tarefa. Outras opçãos que faltaram foram as subtarefas. Claro, você pode colocá-las nas notas, mas isso não seria nada prático. Anexos também não estão disponíveis para serem adicionados, diferentemente de todos os outros companheiros do comparativo. Assim como o OmniFocus, ele não tem nenhuma opção para equipes. Mas para não dizer que não falei das flores, pelo menos o app tem etiquetas.

Suporte ao GTD

Nesta categoria, não há para onde correr: o OmniFocus é o que tem maior pontuação. Toda a sua estrutura e nomenclatura é baseada no método e ele faz um trabalho muito bom com sua revisão (Review), que é uma das partes mais importantes do GTD. Também é maravilhoso que tenha um campo para tempo estimado, contextos e projetos. Mesmo assim, como já citei, as etiquetas fizeram falta para mim pois é impossível selecionar mais de um contexto. Ele também não possui campo para nível de energia usado ou área de foco ou personalidade — as etiquetas solucionariam esse problema.

Empatados, o Todoist e Wunderlist chegam logo depois. Eles estão aqui não por ter sua estrutura como a do GTD — como o OmniFocus —, mas pela grande possibilidade de personalização para se adaptar ao método. Isto é, além da caixa de entrada, não há campos específicos do método, mas isso é até bom pois a pessoa pode configurar da maneira que bem entender. Utilizando listas, pastas, etiquetas, subtarefas, etc., você pode tornar os dois apps em verdadeiras máquinas de produtividade.

Diferentemente dos dois amigos anteriores, o Things já possui uma estrutura baseada no método. Ele conta a parte de Today, Next (Próximas ações), Scheduled (Programados), Projects (Projetos) e utiliza diversas etiquetas para contextos e horário estimado. Na versão para Mac também é possível adicionar contatos e designar a tarefa para alguém — mas isso não enviará a tarefa para ninguém, é mais para controle pessoal (e esta opção pode apenas ser visualizada no iOS, não sendo possível adicionar contatos por lá).

A opção de revisão talvez seja a parte mais interessante do app, aparecendo em uma parte destacada em Today. Todas as tarefas que precisam da sua atenção, seja para fazer naquele mesmo dia ou realocá-la para outro dia. Nele também é possível adicionar Áreas de Personalidade, mas por algum motivo obscuro, não é possível que uma tarefa tenha uma área e também um projeto — precisa ser ou um ou outro. Talvez você esteja se perguntando por que ele ficou em quarto lugar já que tem todas essas opções; bem, elas são ótimas, mas são extremamente fáceis de serem configuradas também no Todoist e no Wunderlist, permitindo uma flexibilidade ainda maior.

Em último ficou o Any.do pelo simples fato de não ter etiquetas nem campos que o permitem se ligar ao GTD. Apesar disso, há quem ainda assim utilize suas listas como contextos diferentes e cada tarefa se torna um projeto por ser possível criar subtarefas nele.

No fim, tudo é questão de configuração, se assim o aplicativo permitir.

Disponibilidade

Pensar em multiplataforma é pensar em Todoist e Wunderlist, por isso os dois estão juntinhos no topo desta categoria. Ambos estão disponíveis para Android, iOS, OS X, Windows, watchOS, Android Wear e nos mais conhecidos navegadores (Safari, Google Chrome e Mozilla Firefox). Além disso, o Wunderlist ainda tem app para o Kindle Fire e o Todoist conta com uma extensão para o Gmail/Outlook. Sem falar que os dois podem ser acessados de qualquer lugar por suas plataformas web. Ou seja, usuários destes apps estão muito, mas muito bem servidos. 😊

Também bastante flexível é o Any.do. Ele pode ser acessado por uma plataforma web, pelo app do Mac, do Android e do iOS. Ele também tem uma extensão para Google Chrome, mas deixa de lado os outros navegadores e também os relógios inteligentes. Empatados, no fundo do poço (brincadeira!) estão o OmniFocus e o Things, que são elitistas e estão disponíveis apenas para as plataformas da Apple (iOS, OS X e watchOS).

Preço

Aqui é onde começam surgir as lágimas nos olhos. Com exceção do OmniFocus e do Things, todos os demais são gratuitos para testar, o que já pode ser um bom incentivo para você começar uma organização. Abaixo, os apps estão listados de menor para maior preço (incluindo as assinaturas disponíveis):

  1. Any.do: gratuito para baixar, assinatura do Premium por US$3 aos mês ou US$27 ao ano;
  2. Wunderlist: gratuito para baixar, assinatura do Pro por US$5 ao mês;
  3. Todoist: gratuito para baixar, assinatura do Premium por US$29 ao ano;
  4. Things: compra única (Mac por US$50; iPad por US$20; iPhone por US$10);
  5. OmniFocus: compra única (Mac por US$40 — versão Pro por US$80; iPad e iPhone por US$40 — versão Pro por US$60).

Veredito

Cada app tem seus prós e contras, mas se analisarmos o custo/benefício, o Wunderlist ganha esta competição. Ele é multiplataforma, tem um design bonito e muito intuitivo, tarefas recorrentes, lembretes e tudo o que há de essencial em um aplicativo de gerenciamento de tarefa. E o melhor de tudo: ele é gratuito. As poucas limitações da versão gratuita são quase imperceptíveis para quem pretende utilizá-lo para uso pessoal (e não com uma equipe).

Já se você quiser uma opção tão boa quanto e com ainda mais recursos, pode pagar a mais para ter o Todoist. Os filtros e “karmas” possibilitam uma interação maior do usuário com o app. Os lembretes — principalmente os com geolocalização — e as etiquetas disponíveis na versão Premium tornam tudo mais interessante. Realmente, o único fator de ele não ter conquistado a primeira posição é por essas funções só estarem disponíveis na versão paga — o que torna a gratuita quase dispensável.

Em terceiro chega o grande OmniFocus. E este adjetivo não foi usado à toa: ele é uma opção extremamente cara, mas com recursos bastante robustos. Tanto que talvez seja necessário aprender o sistema primeiro para depois começar a usá-lo. Se a pessoa realmente utilizar tudo como se deve, tenho certeza de que ele ajudará muito em sua produtividade.

O Any.do não tem tantos recursos quantos seus amigos, mas tem o suficiente para satisfazer muita gente. A versão gratuita já pode agradar, mas quem deseja ter mais, paga uma taxa pequena para isso. O Things é definitivamente uma opção muito cara para o pouco que faz e, por isso, ficou em último lugar.

Vale mencionar

Existem tantos outros aplicativos desse tipo pela App Store que, se fôssemos falar de todos, ficaríamos a vida toda. Ainda assim, achamos que seria interessante citar alguns.

LEMBRETES (REMINDERS)
O app nativo do iOS e do OS X é exatamente isto: lembretes. Apesar de podermos usar suas listas como projetos, não há muito o que se configurar em uma tarefa além de seu nome, nota e lembretes com data, horário e geolocalização. Para quem apenas necessita de uma ferramenta rápida e simples, ele está de bom tamanho. Contudo, é possível ter outras ferramentas com muito mais recursos que sejam também gratuitos (e mais: muitiplataforma, o que este não é).

ASANA
Este app é uma solução para gerenciamento de projetos muito mais voltado para empresas. Entretanto, é vastamente usado também para uso pessoal pois existem diversos recursos ótimos e gratuitos.

TRELLO
Baseado em um método de gerenciamento de projetos chamado Kanban, o Trello também tem um apelo forte para equipes maiores, mas é uma das grandes opções para se organizar hoje em dia. O modelo dividido em cartões e listas oferece uma visão mais ampla de tudo o que está acontecendo e o que ainda está pendente.

HABITICA
Este é o sonho de qualquer procrastinador que também é gamer. O aplicativo oferece uma das mais lúdicas experiências de produtividade que você jamais vai ter. Ele é um jogo de RPG em forma de gerenciador de tarefa, lhe permitindo criar tarefas recorrentes ou não, hábitos que quer manter ou deixar e tudo isso com um personagem, armas para comprar, níveis a conquistar, etc. É gratuito e muito divertido.

·   ·   ·

Sabemos que muitos que lerão este post lembrarão de algum aplicativo que não foi citado. Contudo, seria impossível compararmos todos pois a cada dia surge um novo, com diferentes recursos e aplicações. Também é preciso lembrar que esta foi a nossa avaliação, de acordo com o que consideramos mais importante; avalie todos conforme o que *você* acha mais relevante e faça a sua escolha (aliás, é ótimo que tenham variados apps, pois pessoas são diferentes — yay!).

Uma coisa que eu não pude levar em consideração na minha avaliação foi suporte ao Apple Watch, por não dispor de um. Todavia, como você verá na listinha a seguir, o Any.do é o único que não oferece compatibilidade com o reloginho da Maçã.

Se vivermos a ideologia do “deixe a vida me levar. Vida, leva eu” e não planejarmos nossos(as) horas, dias, meses e anos, podemos acabar frustrados por não ter priorizado as coisas certas, deixando o que realmente importa de lado. Mas calma, enquanto ainda estamos neste mundo, temos a oportunidade de iniciar novos hábitos. Escolha qualquer um desses gerenciadores (ou outro que não foi citado). Mas não espere nenhuma segunda-feira ou um Ano Novo: comece agora a planejar a sua vida! 😊


Ícone do app Any.do: Tarefas e Calendário

Any.do: Tarefas e Calendário

de Any.DO

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Any.do - To-Do List, Daily Task Manager & Checklist Organizer

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Desculpe, app não encontrado.


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Ícone do app Todoist: Organize sua vida

Todoist: Organize sua vida

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Todoist: Organize sua vida

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Ícone do app Wunderlist: Lista de Tarefas

Wunderlist: Lista de Tarefas

de 6 Wunderkinder

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Ícone do app Wunderlist: Lista de Tarefas

Wunderlist: Lista de Tarefas

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