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★ ONLYOFFICE DocSpace facilita a colaboração de documentos

ONLYOFFICE

Quando falamos em suítes de produtividade (como o iWork, o Microsoft 365 e os editores de Documentos do Google), opções de colaboração e compartilhamento geralmente seguem o mesmo padrão — com a opção para adicionar alguém via email ou simplesmente compartilhar o link do arquivo para conceder acesso a ele.

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Isso, no geral, funciona muito bem para documentos pessoais ou até mesmo para pequenas empresas, mas quando se quer compartilhar o mesmo documento e conceder diferentes níveis de permissão para um grande número de usuários, a coisa já se torna um pouco mais complexa.

Foi tendo em vista essa limitação que o ONLYOFFICE, uma das maiores suítes de produtividade da atualidade, lançou o ONLYOFFICE DocSpace — recurso que promete facilitar a colaboração de documentos entre empresas e clientes, parceiros de negócios, contratados e usuários externos.

Como funciona o DocSpace

Visando melhorar também a colaboração de documentos entre organizações, o DocSpace opera com base no conceito de salas, que são espaços especiais com permissões predefinidas. Elas podem ser tanto de colaboração (para coautoria em tempo real) quanto personalizadas (que contam com configurações e opções mais flexíveis).

Quando o usuário cria uma sala, ele pode escolher compartilhar o conteúdo via link ou adicionar alguém manualmente por nome ou email — como já estamos acostumados nas demais suítes. Mas o ponto alto é a definição das funções que cada integrante daquela sala em específico terá em relação aos arquivos compartilhados nela.

Salas personalizadas contam com as funções visualizador, comentarista, revisor, editor, preenchedor de formulário, administrador de sala e usuário avançado — este só está um pouco abaixo do administrador em termos de poderes, não tendo acesso à criação de salas, ao gerenciamento de usuários ou às configurações.

As salas colaborativas também contam com as funções, mas elas estão limitadas às de visualizador e editor (além de administrador da sala e usuário avançado), já que sua finalidade é basicamente que um grupo de usuários colabore em determinado documento, de modo que as demais funções se mostram dispensáveis.

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As funções são bastante interessantes e, de certa forma, um outro grande diferencial do DocSpace, já que elas eliminam a necessidade de compartilhar cada documento ou pasta de forma independente com os usuários, podendo manter o mesmo arquivo para diferentes pessoas e com diferentes níveis de acesso.

As salas, dessa forma, funcionam de maneira semelhante a espaços — como o próprio nome do recurso já indica —, e possibilitam coisas como conceder acesso de visualizador a um usuário em determinada sala, mas ao mesmo tempo de editor em outra, a depender da sua função na empresa.

Mais detalhes

O ONLYOFFICE DocSpace conta com editores e visualizadores colaborativos para permitir trabalhar em praticamente qualquer tipo de conteúdo, como documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários, livros digitais, PDFs e até armazenamento e visualização de arquivos multimídia.

Em termos de segurança, o recurso atende aos principais padrões de privacidade de dados (como GDPR e HIPAA) e fornece recursos necessários para proteger informações confidenciais.

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Entre tais recursos, temos algoritmo de criptografia AES-256, protocolo HTTPS, JWT, ferramentas de relatórios de rastreamento e auditoria, autenticação de dois fatores, Single Sign-On, domínios de email confiáveis, duração da sessão, restrição de IP e backups de dados.

Segundo o ONLYOFFICE, o DocSpace está disponível em nuvem pública segura fornecida pela Amazon, sendo possível conectar várias soluções de armazenamento em nuvem de terceiros — como Dropbox, Nextcloud e OneDrive — para realizar backup dos dados.

Preços e planos

O ONLYOFFICE DocSpace está disponível em duas modalidades, sendo a primeira delas o plano gratuito Startup, o qual permite a criação de 12 salas e dá direito a 3 administradores/usuários avançados (o que inclui o dono da conta) e espaço de armazenamento de até 2GB.

O plano Business, por sua vez, funciona tendo como referência o número de usuários avançados/administradores extras que você pretende adicionar à sua conta, com cada um deles custando US$15 (cerca de R$75). Por exemplo: caso você queira ter mais dois administradores, você pagaria US$30 mensais.

Assim que o usuário paga por um ou mais administradores extras e entra no plano Business, ele também ganha 100GB de espaço de armazenamento, pode convidar um número ilimitado de usuários e de salas ativas, bem como tem acesso aos recursos de SSO, backup e recuperação automática e acompanhamento de logins/ações do usuário.

Outro ponto positivo é que dá para pagar usando o Apple Pay — o que elimina a necessidade de preencher o extenso formulário com seus dados fiscais e de cartão de crédito.

Conclusão

Em meus testes do recurso, o ONLYOFFICE DocSpace se mostrou uma maneira bastante inteligente e criativa de organizar e colaborar com documentos, o que é ideal para empresas que não querem depender da limitação de outras suítes de produtividade.

O conceito de espaços está bastante em alta atualmente no mundo da tecnologia — vide o vindouro Arc Browser e o mais novo recurso de perfis do Outlook — e o ONLYOFFICE soube implementar essa ideia muito bem com um recurso que pode ajudar a impulsionar e simplificar o fluxo de trabalho corporativo.

No geral, o recurso tem uma interface bastante amigável e intuitiva, sendo bastante fácil criar uma sala, gerenciar quem terá acesso aos documentos e definir quais permissões cada um dos usuários terá em relação a eles. Por enquanto, todavia, ela está restrita a funcionar na web — mas nada impede que seja expandida para uso offline futuramente.

O plano gratuito também é um fator positivo, principalmente para pequenos negócios que conseguiriam “sobreviver” com as limitações impostas por ele. De qualquer forma, o valor inicial de US$15 do plano Business não me parece ser salgado para uma companhia de pequeno ou médio porte.

NOTA DE TRANSPARÊNCIA: Este é um artigo escrito pelo MacMagazine, fruto de um acordo comercial com um anunciante que não influenciou a nossa opinião.

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